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            大華股份

            前言:繼每刻首個客戶北京拓普豐聯于10月成功通過增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點驗收后,每刻陸續迎來了多個客戶包括每刻科技自身通過試點驗收的消息。而在2021年年底更是迎來了令人為之振奮的消息,大華股份、圣奧科技和自嗨鍋在同一天成功通過了電子歸檔試點驗收。

            那么,這些企業為什么會選擇使用電子檔案系統進行歸檔呢?上線每刻檔案后又有什么變化呢?歡迎走進每刻檔案試點驗收系列篇,今天的主角是每刻科技的原始客戶-大華股份。

            "作為一家跨國企業,大華股份僅設立了1個共享中心、1個IT中心和1個供應鏈中心負責全球業務和財務服務,真正實現了多個法人和核算實體共享一個財務組織。記賬憑證全部來自業務端的電子數據,實現業務財務數據一體化。"

            01 關于大華股份

            浙江大華技術股份有限公司(股票代碼:002236),是全球領先的以視頻為核心的智慧物聯解決方案提供商和運營服務商,營銷和服務網絡覆蓋全球,在亞洲、北美洲、南美洲、歐洲、非洲、大洋洲建立了58個境外分支機構,在國內設立了200多個辦事處。

            公司產品和解決方案覆蓋全球180個國家和地區,廣泛應用于交通、制造、教育、能源、金融、環保等多個領域,并參與了中國國際進口博覽會、G20杭州峰會、里約奧運會、廈門金磚國家峰會、老撾東盟峰會、上海世博會、廣州亞運會、港珠澳大橋等重大工程項目。

            然而這樣一家頗具規模的跨國集團,早在2020年時,就能以占比卻不足1%的企業財務人員支撐起全球的財務服務工作。而這一切得益于大華股份前瞻性的財務管理思維,早在2008年就開始構建財務共享中心并一直保持自主創新財務共享模式。

            02 順應時勢,邁進數字化轉型下一征程

            大華股份業務覆蓋全球180個國家和地區,擁有1.8萬余名員工,在這樣的業務規模下,隨之產生的業務單據量并不是個小數目。

            據統計,大華股份單月產生費用類憑證3萬+,銀行回單5~6萬張,報銷單據月均2.5萬張,這也導致了紙質材料數量多,打印耗材量大,存儲空間占用大等問題,曾經的大華股份需要一整層辦公區作為檔案存儲中心來滿足存檔需求。

            然而,不僅僅是存檔的問題,隨著業務規模的不斷擴張與電子發票的推行,財務部門原有的工作模式無法匹配新的業務環境,大量的發票與憑證的手工匹配、電票打印、手動查重驗真等工作不僅煩瑣、耗時還容易出錯,甚至會引發更深層次的財務風險管控問題。

            順應環境變化,解決傳統財務工作流程的弊端,也為邁向財務全面“無紙化”時代做好準備,大華股份在財務共享中心的基礎上開始了另一個階段的數字化轉型升級。

            同時,身為大企業,大華股份還積極響應國家號召,踐行企業社會責任,報名參與了四部委聯合開展的第三批單位開展增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作,最終于2021年年底成功通過了浙江省檔案局的項目驗收。

            03 “每刻報銷+每刻檔案”組合方案,助力大華走向“無紙化”

            每刻科技為大華股份提供了每刻報銷+每刻檔案的組合解決方案。發票從導入開始在線流轉,中間產生的單據、回單、憑證 “無紙化”,最終直接進入電子檔案系統進行歸檔。

            方案亮點

            ? 主流銀行基本覆蓋,銀行回單打印大大減少

            為了解決大華股份每月5-6萬銀行回單打印、整理煩瑣低效等問題,每刻檔案通過銀企直聯對接多家銀行(中行、工行、招行、農行等主流銀行基本都覆蓋)同步流水及回單,寫入流水回單,讓回單的打印量大大減少。

            ? 實現三單自動匹配,發票、憑證不粘貼

            為了解決大華股份人工整理、匹配、粘貼發票與憑證的問題,每刻檔案對接各個業務系統獲取單據與附件,保留單據、流水生成憑證的關系,將關系寫入檔案系統,再拉取各方數據實現會計憑證、單據、銀行回單三者的關聯,一筆業務所產生的憑證與附件能夠互相關聯、互相查詢,免去了人工比對、整理、粘貼的繁雜工作環節。

            ? 各系統數據互聯互通,檔案管理全集中

            包括大華股份在內的很多企業,以往發票與其相關業務單據、憑證、其他附件的檢索與查閱是企業會計檔案管理中的一大難點。財務資料實物分散,財務數據與業務數據未打通關聯,很難快速、準確的搜索查檔。而每刻檔案集成對接了多個系統完成了數據的互通和歸集,實現高效、便捷的跨系統調閱。

            與每刻報銷系統對接,同步報銷類單據、發票結構化數據和影像及附件內容;對接招行CBS系統并通過銀企直聯對接多家主流銀行,同步銀行收付款流水及回單至檔案銀行回單模塊進行自動化存儲和關聯;同時與Oracle EBS系統、稅務系統、業務系統進行對接,形成一套統一、合規、安全的電子檔案管理系統。具備立卷、移交歸檔、檢索、借閱、鑒定、銷毀等檔案全生命周期管理,解決財務檔案管理分散、不合規等問題。

            通過每刻報銷+每刻檔案的“無紙化”解決方案,大華股份實現了報銷、入賬、歸檔全鏈路無紙化,費用類單據、發票等基本不打印,效率提升,將財務人員從檔案采集、裝訂、整理等基礎工作中解放出來。同時,降低了紙張打印、資料裝訂、檔案儲存等企業成本,按年測算,可節省70%的銀行紙質回單,減少憑證打印至少360000張。

            在2021年的戰略升級發布會上,大華股份宣布,將打造共建、共贏、共生的智慧物聯生態共同體,賦能城市數字化創新與企業數智化轉型,助力經濟社會可持續、綠色、高質量發展。而此次大華股份響應政策號召,積極參與并成功通過浙江省檔案局電子歸檔試點項目驗收,通過自身的實踐落地為其他企業甚至是整個行業起到示范作用,何嘗不是一種賦能城市數字化創新的體現呢?


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