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            263集團

            一家致力于推動產業數字化變革的企業在自身財務數字化建設方面會有哪些心得與成果?在每刻科技主辦的「走進263集團」線上業財融合數智化轉型交流會中,263網絡通信副總裁兼集團財務管理部總監孟雪霞帶來了主題為《財務信息化助力集團管理效力提升》的經驗分享。



            01 走進企業通信行業領導者「263集團」

            二六三網絡通信股份有限公司(簡稱263,股票代碼:002467)創立于1997年,注冊資本13.6億元,專注互聯網通信行業二十余年,堅持以技術創新為發展引擎,目前研發人員占比達50%。

            263集團通過深度布局“云+網+端”全產業鏈,持續深耕云企互通、云網互聯、云端互動三大業務領域,不斷提升數字化和智能化賦能水平,持續為政府、企業以及家庭用戶提供全面的數字化平臺和智能化服務。

            目前,公司業務已覆蓋中國、北美、加拿大、澳大利亞、日本、韓國等全球200多個城市和地區,為數百萬家庭用戶,700萬家企業用戶提供全場景的互聯網通信服務。




            在助力企業數字化辦公方面,263集團面向中、大型企業打造了「263智慧辦公解決方案」,助力企業數字化辦公協同與管理,一站式提供企業郵箱、視頻會議、電話會議和企業直播服務。本次每刻圓滿開展的線上交流會就是由263集團提供的直播服務支持。

            02 「263集團」財務共享數字化建設:向集約化管理進階

            正如許多大型集團企業,263集團在發展過程中,同樣面臨著集團財務管理在成本壓力、風險管控、人員管理、企業戰略支撐等方面的難題。而財務又是所有公司各個體系經營的交結點、是各種各樣數據、信息的交匯點,因此集團財務管控是重要的集團管控角色。

            基于這樣的認知和現實,依托企業自身的信息技術能力,263集團開始了財務共享建設工作。

            第一階段,263集團首先構建了財務共享三支柱(戰略財務、業務財務和共享財務)體系,降低財務管理整體成本的同時,增加決策支持所帶來的價值。



            第一階段 構建財務共享三支柱


            而這一階段的信息化建設主要是實現了業務的流程管理。孟總認為有效的風險管控是核心,通過組織間的相互分工,設置審批節點、內置管理意圖和理念來達到管控風險的目的。

            在上線各業務系統的同時,263集團基于統一的組織架構,通過自研開發平臺——263云通信(EM)集成了各個業務管理系統的入口。

            263云通信(EM)系統

            總的來說,263集團在第一階段的財務信息化建設主要關注“三流”的配置 :數據流、權限流和管控流。



            然而,財務數字化建設本身是一個長期的工作,隨著263集團業務的拓展變化,在第一階段運行的幾年間,新的問題點逐漸顯露。

            首先是不靈活,這種不靈活一方面體現在無法很好地支持員工移動報銷、管理層審批等使用需求,另一方面則是原定制化的系統無法順應公司的發展變化而變化;其次,融合程度不高,一方面是在業務處理過程中,業務人員需要在多個系統間橫跨切換使用,另一方面則是業財數據的融合、互通并不深入。

            因此,第二階段演進的方向逐漸明朗,孟總歸納為:互聯移動化、軟件平臺化以及管理社交化。財務數字化建設開始趨于統一性和標準化,向集約化管理方向升級,而263集團與每刻科技的合作也從這個階段展開。


            第二階段 集約化的財務共享三支柱


            不難看出,在這個階段,263集團財務共享建設的側重點已經轉為了更深層次的數據共享。孟總認為,財務共享的本質是數據共享,而數據共享的基礎是IT平臺共享和數據標準共享。在此過程中,263集團首先引入了每刻報銷系統,目前也與每刻檔案展開了合作。

            03 「263集團」X每刻:更靈活、高效的財務共享中心

            1)263集團選擇每刻的原因

            談及為何選擇每刻,孟總表示在財務共享數字化建設的第二階段,263集團主要是在系統標準化程度、靈活性以及兼容性上有更高的要求。通過選型比較,263集團認為每刻報銷更能適配這一階段集團對差旅報銷、預算管控、對公支付等方面的需求。

            每刻報銷解決了什么問題?

            在上線每刻報銷前,263集團原使用OA報銷模塊開展企業報銷業務,隨著電子發票使用范圍的不斷擴大,原系統無法支持發票查重、驗真等工作導致財務人員審核負擔巨大;此外,原有的OA系統無法承載完善的預算管控模塊,費用支出的管控落地困難,同時,費用報表出具耗費時間較長,管理層無法實時獲取并管控部門費用支出情況。

            使用每刻報銷后:

            ? 智能識票:員工隨手一拍即可提取發票信息,無需手動錄入填單;同時發票自動驗真查重,省去了大量財務人員手工操作,基礎財務工作負擔大大減輕;

            ? 預算管理:通過系統的集成,企業能夠實現預算編制、立項、凍結/調整/占用、結項等的全生命周期管理;



            ? 實時報表:支持30+預設報表,同時支持報表自定義。并且報表可支持手機端查看功能,滿足了移動化數據查看的需要。管理者可以實時查看財務數據,對于出現的異常數據,也可以提前進行預警及管控措施。


            動圖封面
            完成一張報表,只需拖拉拽


            2)每刻報銷帶來的成效

            據263集團統計,企業每年差不多需要處理10w+的發票量,這對于共享中心來說,負荷量也是比較大的。在上線每刻后,報銷處理方面的效率提升效果十分明顯,原本只能做到單據的重點抽檢復核,而現在,263集團不僅可以實現全量的復核檢驗而且工作量大幅縮減,節省出來的人效轉而去完成數據分析層面的工作,更好地支撐企業戰略管理去創造更大的價值。

            此外,孟總談及了每刻報銷的另一個便利之處,就是非IT人員在學習并了解這個系統之后,不需要完全依賴技術人員,財務部門也能夠自行完成部分配置。例如,263集團將對公業務相對標準化的場景放進了每刻系統里,日常工作中,財務人員就可以實現自行維護、自定義配置。

            目前,263集團財務共享第二階段的數字化建設仍在持續進行,通過不斷的提升、逐步演變,從基礎系統集成到系統應用整合最終實現管理應用整合。



            在此過程中,263集團希望一方面能夠實現核算標準化、系統化、集約化處理,升級財務共享服務;另一方面,對于財務人而言,將轉型下沉至業務端,聚焦資源配置價值管理,由傳統核算型財務向資源配置者、業務管理者、價值管理者的轉型。

            “集約是以人為本的管理融合,促使管理工作更加高效?!泵峡傉f道,“財務人未來的轉型就是通過人工智能的演進陸續替代這些基礎工作,逐漸提升自己的工作效率和價值,最終成為公司的‘戰略合作伙伴’,成為戰略落地最前沿的工作崗位,這不是替代而是管理的提升?!?/p>

            而每刻科技作為數字化時代下的業財稅數據一體化專家,也將持續陪伴更多的企業、財務人去實現更大的價值創造。

            突破傳統低效財務流程,步入數字財務新時代
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