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            洛可可

            摘要:洛可可是工業設計領域的領軍企業,對每刻而言也是一家十分有代表性和重要意義的客戶。在企業信息化全盤重構的時候如何讓財務體系更好地融入業務體系?如何打破傳統預算管理規則打造多維度和可視化的項目預算?審批流程從10-15天降到平均5天,智能報銷是如何實現這種優勢的呢?讓我們共同解讀洛可可精選案例,探索藝術背后的智能財務體系。

            01 關于洛可可

            洛可可咨詢與設計集團成立18年來,堅持以用戶體驗為核心,致力于為客戶提供行業整體創新解決方案,以市場與技術的迭代更新為導向,業務深入智能機器人、消費零售、交通出行、醫療健康、文化創意、公共事業等領域。 并致力于為企業提供一站式創新服務,包含產品策略與研究、工業設計、結構設計、品牌設計、文創設計、交互設計、服務設計、研發與供應鏈管理的完整閉環解決方案。

            2013年,入選工信部認定的首批“工業設計中心”。服務世界500強超過100家,國內500強超過200家,為客戶成功開發千余款產品,以“成就客戶”為最高價值,并致力于成為設計產業未來趨勢的探索家與實踐者。



            02 業務板塊

            洛可可全集團擁有線上40000名與線下1000名全球專業設計師,10余家子公司,目前主要分為兩大業務板塊,一塊是基礎洛可可板塊,以線下業務為主,即設計師團隊線下接單,做工業集成的設計。

            另一塊是洛客共享平臺,即依托共享平臺的線上接單模式,注冊有相關信息的設計師可以在平臺上接單,最后匹配客戶的選擇達成雙方合作。因此,整個公司的主要報銷業務也是來自這兩大業務板塊。

            常用業務板塊

            工業設計類互聯網公司的費用結構是項目制的費用管理模式,主要做項目預算,通過分析項目報表合理優化項目費用,控制項目的利潤率。洛可可的預算科目有200個左右,財務人員有30人左右,比較常用的還有多維費控、發票審核查驗、差旅預定、供應商管理等等。每刻報銷的預算管控、項目報表以及發票報銷、審批等各個環節的功能支持,為洛可可搭建項目制費用管理模式提供了一整套完美的解決方案。

            常見費用類型



            「洛可可報銷費用類型數量占比圖」


            上圖為洛可可費用類型中按筆數排列前十的費用類型??梢钥闯龈哳l費用類型主要是員工的打車費、住宿費、餐飲費以及相應的補貼,其中交通出行的費用數占比最高。洛可可通過每刻第三方費用流水自動導入的功能,統一月結費用,減輕了財務處理大量打車票據的工作量。除了圖中的費用類型之外,另一部分主要是日常行政類、生產類的相關費用,比如發生的專項費用(打樣、制版費)、采購費(禮品、原材料)等。



            「洛可可報銷單據類型數量占比圖」


            上圖為洛可可根據公司業務板塊在每刻中自定義的主要報銷單據類型,由于洛可可是項目制的費用管理模式,因此,單據也主要根據項目報銷和非項目報銷來劃分,依托每刻強大的表單和組件自定義功能,洛可可能夠根據自己的費用管理要求來設置費用類型、單據和審批流,搭建出更符合自己業務特色的費用管理模式。

            03 選擇每刻

            Q:為什么當初會選擇每刻呢?

            A:選擇每刻是在充分考慮到企業發展需求和員工訴求之后作出的決定。首先,企業規模在不斷發展擴大,申報預算科目不僅操作繁瑣且數量有200個之多,之前洛可可采用的是專門的APP報銷,審批流程十分冗雜且需要主動查看處理報銷,所以洛可可亟需一款輕便、智能化的報銷軟件。

            其次,洛可可把所有信息平臺與釘釘做了深度的集成和整合,打造了“洛客平臺”。因此,洛可可需要一款既適合釘釘生態又能解決自己在報銷、財務管理等方面痛點的應用。而每刻報銷同樣與釘釘進行了深度集成,如審批待辦、差旅申請同步釘釘考勤等,是目前釘釘應用里面好評度和排名都非常高的一款軟件。每刻系統的智能化、數據化以及費用生態十分契合洛可可未來的信息化布局,所以洛可可毫不猶豫地選擇了每刻報銷。


            「洛可可想象力大會」


            04 閃光亮點

            Q:每刻最大的閃光亮點是什么?

            ● 審批待辦(與釘釘深度集成):通過與釘釘待辦事項及審批單的深度整合,員工發起的費用申請,審批人可在釘釘平臺上直接跳轉進入每刻審批,報銷操作更及時,更進一步壓縮了審批時長,為洛可可帶來了“設計報銷兩不誤”的全新工作方式。

            ● 預算費控:洛可可實行的是項目制,洛客平臺上每天都會滾動更新幾百條項目,每個項目除了人數、時長以及各種費用類型等要素之外,預算分攤的維度主要是項目和部門。每刻不僅可以按照城市、時間、職級、費用類型等多種要素設置費用標準,還可以按照部門、項目、客戶等多維度交叉組織預算組織,大大減少了人工編制預算的時間和成本。

            此外,每刻還支持預算結轉、預警和強弱的控制力度,企業費控政策易于落地,成本控制落到實處。預算報表實時分析,可深入查看預算詳情,為企業戰略性決策提供數據支撐。

            ● 消費平臺對接:從洛可可的排名前十的費用類型可以看出,差旅預定是洛可可常用的板塊,每刻打通了阿里商旅、滴滴企業版、高鐵管家等多個平臺,出差費用流水自動導入,員工無需手寫,費用透明真實。從每刻申請單可直接進入阿里商旅預定機票、酒店、火車,訂單完成后回流至每刻,機票預定成本降低18%,酒店預定成本降低15%。

            ● 免票報銷:原先洛可可的財務是每周三專門用一天的時間來審核單據,但經常會發生財務在等員工的單據而員工在等錢款的情況。每刻對接滴滴企業版實現免票報銷,財務只需要月結費用,統一開票,省去了整理大量瑣碎票據的工作,做賬更輕松。

            ● 智能識票:智能識票功能是洛可可上線每刻后,員工體驗感最好的功能之一,手機拍照即可完成發票信息提取、查重驗真,自動生成并提交報銷單。節省了手工填寫報銷單的時間,解放了設計師的雙手。

            ● 供應商付款:洛可可通過在釘釘上的設計共享平臺與客戶建立項目合作,并基于合同自動關聯項目角色。每刻可以基于合同直接發起付款,支持多供應商收款、多方式組合收款等多種場景,減少了員工提單量,提高了財務、出納的工作效率。同時支持維護供應商與客戶,限定使用人員和范圍,便于供應商管理。

            ● 對接財務軟件:每刻與其他財務系統的對接非常便捷,支持洛可可使用的用友NC系統,資金模塊的對接十分方便,自動生成總賬憑證,告別手工記賬,財務做賬效率提升300%。




            05 每刻價值

            Q:每刻給洛可可帶來了什么樣的價值呢?

            ● 藝術化的UI視覺體驗:每刻不僅要在產品實用性上滿足洛可可的財務管理需求,同時也要在UI視覺設計上符合洛可可1000多位設計師的藝術化審美。洛可可經過專業的判斷,發現每刻無論是在工具化的簡潔明快、智能化的操作體驗、繁與簡的美學平衡等維度上,還是在顏色、字體、圖標等設計元素上,都充分考量了用戶體驗和藝術化追求,讓員工也能把報銷當作一種美好的體驗。

            ● 高度信息化財務:信息化可以做的事情就是把財務工作復雜的內容一件件拆開來,做好底層的數據,科目的對接、科目的映射,拆開來再組裝到一起,自動轉換成需要的東西,并且能夠記錄使用習慣。每刻將財務管理精細化、自動化,將發票信息識別、查重驗真等工作交給人工智能,將財務基礎模塊拆解重組,通過費用生態將數據連接起來,進一步推動了洛可可財務管理的轉型升級。

            ● 數據支持決策:支持按照部門、員工、預算等多個維度查看報表,隨時查看企業或項目費用使用情況,報表可深層鉆取數據,查看每筆費用詳情,對差旅行為進行多維度分析,為管理者制定和優化后期費用方案提供支持。

            ● 美好的報銷體驗:洛可可人注重差旅體驗,更愿意把報銷的時間用來想象和創作。因此,對每刻發票報銷的體驗感非常好,之前員工只能在電腦上操作,現在用手機就可以隨時隨地報銷、查看審批進度、項目預算占用和剩余情況等,極簡化、視覺化,更符合設計師的工作習慣。

            ● 人性化的審批流:報銷由線下走向線上,審批人可以利用碎片化時間隨時隨地進行審批,加快了流程效率,員工滿意度也有了很大程度的提升。洛可可以前的審批流程會出現兩個節點審批人重復的話要批兩遍的情況,而每刻的審批流非常順暢,化繁為簡又十分人性化,審批流程從10-15天降到平均5天,因此,洛可可對每刻審批流的體驗感也非常好。



            06 設計美好世界

            洛可可在工業設計領域能做到行業領先,并且突破了設計公司“小而美”的規模瓶頸不斷發展壯大,這其中經歷了很多顛覆式的變革和突破,從線下設計向互聯網方向轉型,從傳統工作方式到線上數字化工作方式,都體現了洛可可人敢于打破規則、突破創新的優秀品質。

            洛可可最初與每刻接觸的時候,因業務板塊的特殊性,每刻的部分功能模塊并不是完全適合洛可可的需求,但是洛可可看中了每刻優秀的服務水平和研發實力,在短短的時間內就開發出了適合洛可可財務管理模式的功能板塊,同時也為每刻的其他客戶開拓了新的財務管理思維、奠定了良好的財務基因??梢哉f,洛可可是每刻成長路上非常重要的一位伙伴。

            愿景:洛可可正在嘗試建設財務共享中心,希望跟每刻報銷在相關的費控領域有更深度的合作,相互提升各自的費控領域的智能化水平和信息化水平。如同洛可可的初衷“設計美好世界”一樣,每刻致力于為洛可可提供更好的報銷體驗,用更好的產品和服務助力洛可可未來財務共享中心的建設。


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