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            歐普照明

            歐普照明,是每刻用戶中財務信息化程度「最」高的客戶之一,也是財務中心建設的「最」完整和「最」先進的客戶之一。本篇文章我們采訪了歐普照明共享財務中心負責人Helen,訪談了5個小時,每刻花費了5天整理,這可能凝聚了歐普5年來的財務探索心得,花費5分鐘看完,可能會影響你之后的5年財務規劃。


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            為什么要優化財務共享體系?



            歐普照明財務中心負責人Helen為我們描述了幾個場景:

            ●歐普照明財務共享中心多年發展下來,費用會計從5個人,變成了1.5個人,卻足以支撐日益龐大的業務規模?!赶胫朗O碌?.5人的主要工作是什么?可以點擊文末的獲取專屬解決方案按鈕詢問每刻哦~」

            ●歐普照明新疆的員工上了火車,提交了火車票報銷單據,人還未下火車,火車票還在身邊,報銷款已經到賬。

            ●歐普照明總員工數6000+人,財務部人數100人,共享中心38人,財務人員比例不足1.7%。

            ●13年歐普照明銷售業績33.9億元——18年歐普照明銷售業績80.04億元,銷售額為原先的236%,但財務共享的人數沒有增加過,且加班明顯變少,團隊十分穩定。

            ●以前很多業務人員覺得歐普的財務像“警察”,現在的財務更像一個“伙伴”,一個“服務者”。

            ●有一個員工休產假去了,但是有一筆大額運輸發票忘記核銷,憑借臨到期發票預警提醒機制,財務部第一個發現了這個問題,及時聯系業務部門完成了核銷。

            ●財務共享中心的好處就是可以讓你跳出業務,回歸業務。只有我們跳出了財務,更加全局觀的感覺去看財務,這樣才會有更好的成長。



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            什么是財務共享中心?


            財務共享中心,是指將財務管理工作中的財務核算、資金管理等集中管理,實現財務核算與財務結算的流程化與規?;?,從而提高財務管理效率,降低企業成本,被視為財務的“工業化革命”,是財務不斷標準化、專業化、流程化、信息化和智能化的過程。它與財務單純的集中核算有著本質的區別,財務共享中心涉及到各項業務流程的再造優化,而集中核算僅僅只是把子公司的核算人員集中起來辦公處理核算業務,從發展路徑來看,財務集中核算為財務共享中心奠定了堅實的基礎。

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            常見的財務共享服務中心通常設立在集團財務部,承擔了企業或集團內部大多數分子公司、分支機構的財務基礎業務,業務范圍集中于發生頻繁且易標準化的財務核算流程,包括費用報銷、采購到付款、訂單到收款、存貨到成本、固定資產核算、總賬到報表、會計檔案管理,以及資金結算、發票管理、納稅申報等財務流程,在此基礎上逐步從核算共享向資金共享、稅務共享一體化方向發展。財務共享服務的業務標準化程度高、運營管理體系規范,期望能夠讓財務從事更高價值的工作,讓財務掌握數據分析能力,為企業帶來更高的價值。


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            1.0-3.0 歐普費用共享變形記




            歐普照明財務共享中心1.0時代


            2012-2014,職能集中、框架搭建

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            2012年1.0時代,剛剛開始接觸共享的Helen對于共享中心這個概念只有理論的理解,并無實踐,十分忐忑。作為會計出身的Helen接下了財務共享中心的建設指令。前期參觀了許多大型機構的財務共享中心的交流會、研討會如中興通訊、三一重工、海爾等等,并學習了很多課程。Helen發現財務共享中心雖然大框相似,但是卻又不盡相同。許多的細節部分需要根據企業的自身情況進行搭建。所以歐普照明財務共享中心的第一個三年規劃,主要在于集中、搭建,先把整體的框架搭建出來,把流程全部都打通。


            歐普照明在一開始搭建的時候,先從賬務集中處理切入。因為在搭建財務共享中心的過程中,是不能影響到正常的業務走向的。Helen開始研究整體的業務邏輯與規則,將后端前端的規則都捋順,將業務都打通。然后再接入結算和稅務,總的來說就是先賬、再錢稅,整個過程一共花了3年左右的時間。至2014年年底,第一階段的歐普共享中心搭建完成了,這是Helen的第一個三年規劃。


            根據2018亞太市場共享服務領域現狀與趨勢的大型調查數據表明,在財務共享建立的初期,被調查者普遍認為“低價值業務處理過多”是當前共享服務中心面臨的主要困擾,同時“泛IT技術投入不足”也制約著共享服務中心的精益化發展,這個時候,一個智能的費控系統、IT、人工智能的加入變得必不可少。


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            歐普照明財務共享中心2.0時代(每刻報銷開始加入)

            2015-2018,業務統籌、智能化、無紙化、數據體系、信用體系

            應收會計+應付會計+日常費用會計+專項費用會計+總賬+結算


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            2015年,Helen經過共享中心1.0時代的摸索跟實踐后,建立了對共享實踐的信心。1.0時代,歐普照明對財務共享中心的理解是,共享中心僅僅只是把賬放在一起核算,把財務集中在一起,這也和絕大部分人的理解是一樣的。2015年,2.0時代的歐普財務共享中心反觀之前,認為那樣的理解是十分淺薄的,歐普照明站在更加宏觀的角度開始思考2.0財務共享中心的建設。


            2.0歐普財務共享中心接到的任務是增加與成本相關的板塊以及對賬的板塊等等,不增設崗位。于是Helen開始梳理整體的框架,梳理業務邏輯。碰巧當時信息化正興,歐普照明開始構建共享財務中心2.0。1.0與2.0的關鍵轉變點在于IT與財務的融合以及數據的注入,除了財務和IT之外,共享還要考慮到組織行為學、工程學、運籌學和數據學。歐普照明在這個階段選擇了每刻報銷,雙方共同開啟智能財務中心的建設。


            供應商打通:歐普照明開始使用系統來與供應商進行打通,這樣子可以做到自動付款。只要業務邏輯符合初設邏輯,供應商發貨到入庫后,可以做到自動付款。歐普照明從原先的400家供應商到后來的1000家供應商,通過信息化手段和財務共享中心的架構屬性復制了相同的模式,即使數量增加了,效率和耗時仍然是不變的。


            憑證電子化:歐普照明2.0財務共享服務中心采用了電子化檔案存儲,依據14年發布的會計法規,會計憑證可以電子化,無需打印,電子化的出現,更進一步加快了歐普的財務效率。審計十分認可該做法,現在來財務共享中心都不需要費時費力查找大量紙質文檔,電子檔案傳輸無需復印,省時省力且環保。


            財務+IT:IT的迸發需求是在16年營改增之后,整個行業、整個經濟都在發展,國家在推動電算化的發展。在營改增之后,通過計算機技術很多斷裂的面都鏈接起來了。未來財務做IT,IT做財務,是完全有可能的,將財務注入IT的元素,是未來的發展趨勢。


            影像化:影像化對于財務共享中心來說,是必備的一塊,15年之后,歐普照明將各種業務歸到財務共享中心,開始了影像化的建設。上完影像后,相當于各個點打通了,不同的業務點可以直接傳輸。相當于將財務這個串聯的產品變成一個并聯的產品。以前很難評估每個人的審核快慢,現在可以輕松識別每個人的數據。


            信用體系+0容忍原則:歐普在共享中心2.0中加入了信用體系的邏輯,運用每刻報銷的信用體系,根據員工的報銷規范進行報銷信用分加減,高信用分的A類員工可以在紙質票據未到達的情況下,憑借影像數據完成審核,提前支付報銷款。這也是為什么之前描述了新疆員工還沒下火車,報銷款就已經到賬的報銷場景可以實現。歐普照明認為:信用的本質還是在于管理,歐普照明的管理從命令式的管理,變成了引導式的管理。但是還是堅持0容忍原則,后期排查如若發現虛假報銷,會進行嚴懲。


            差旅政策改革:之前歐普照明在差旅費的審核上花費了很多的心血,但整體效果未達成預期。在歐普照明財務共享中心2.0的信用時代,歐普照明開始思考審核差旅費的意義在什么地方?假如花費5個會計,一年工資50w,去審核,能審核到節省50w嗎?員工會滿意嗎?為何不把服務往前做,先制定差旅規則,引導員工正確行為,加之信用體系管控。這樣的差旅政策架構更加人性化,財務節省審核時間,員工的滿意度也大幅度提高。


            跳出規則、尋找邏輯:2.0時代的歐普照明認為,成本會計就應該去車間去看看業務,看下不同的業務是怎么來的,是如何運作的,成本在哪里?如何節省成本?而不是對著賬面去找尋成本管控的辦法??傎~更需要有大局觀,而不是僅僅做總賬。歐普照明財務共享中心的2.0的建立邏輯規則就是如此。



            歐普照明財務共享中心3.0時代(每刻持續助力)


            2019-2020,管理增效、組織結構調整優化、重心轉移到服務部分


            應收會計+應付會計+日常費用會計+專項費用會計+內控分析+總賬+結算

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            2019是歐普照明財務共享中心進入3.0的標志,為什么要進入3.0的建設時代。因為歐普照明財務共享中心在2.0時代已經將效率這件事情做到“極致”了,雖然不是“最”快,但是單純的效率方面的投入的邊際收益已經很低了,這時候跳出效率,反觀2.0,發現財務共享中心,最終還是要回到服務層面來。



            管理增效:在3.0時代,也就是未來的幾年內,Helen希望財務共享中心能做的是管理增效,將管理的顆粒度細化、結構化、搭建規則。舉例來說:如果員工A提交了出差申請,目的地為南京,但是出差過程中IP地址卻檢測出該員工的電腦在北京打開了,這就產生了沖突,而財務共享中心可以自動識別、自動規避虛假報銷等等。


            審核機器人,5個費用會計變成1.5個費用會計:以前費用會計會花費大部分時間在審核單據上,比如200是不是200這種基礎的比對。但如果這么計算,如若企業出差的差旅票據為10000張住宿發票,20000張其余票據,需要花費5個人在審核這件事情上。歐普照明使用了每刻的審核機器人,智能識票,員工拍照即可對發票進行查重驗真,提取關鍵信息。人工智能代替了這些機械工作,電話費超標?抬頭錯誤?發票真假?機器都可以輕松識別,以前采取信用抽審都需要5個人的崗位,現在僅需1.5人即可。「想知道剩下的1.5人的主要工作是什么?可以點擊文末的獲取專屬解決方案按鈕詢問每刻哦~」


            更深層次的數據化:歐普照明一直以來的戰略目標,都將數據化放在至高的戰略地位,未來是數據的王國,3.0時代希望將數據化的程度做深,從讓數據會說話到讓數據會思考,Helen打趣道“你做數據化什么時候把自己的工作干沒了,你就數據化成功了?!?br style="outline: none; padding: 0px; margin: 0px; list-style: none; font-family: " pingfang="" max-width:="" box-sizing:="" border-box="" overflow-wrap:="" break-word=""/>


            時間量化、管理升級:在財務共享中心,數據提供了時間測量,時間量化了,組織結構更加靈活了,但是對于組織的管理性的要求更高了,要根據實時的變化調整組織架構,形成動態的組織架構管理。


            部分外包:3.0的財務共享中心的主要職能應該往服務轉型,所以部分財務的工作能外包的肯定會選擇外包,比如說代賬、財稅方面的咨詢、結算等等,外包這個點可能是今后財務發展的一個方向。


            運營平臺:歐普共享3.0時代歐普財務共享中心想要搭建一個運營平臺,平臺的概念就相當于將所有的業務數據,無論什么系統進來的,都先導入到運營平臺,然后再進行傳輸,就像共享門戶一樣。因為端到端的效率是最高的、時間最快。之前歐普沒有在做門戶的概念,而是切開不同的業務,主做業務段。但是從未來發展的角度來看,門戶的存在還是需要的,也會成為歐普照明3.0的一大工作重點之一。



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            歐普x每刻 
            建立更智能的財務共享



            歐普照明一開始選擇每刻,是因為每刻與其財務理念是相同的。每刻是互聯網時代下財務+IT的完美結合,且通過打通第三方平臺使得每刻可以獲取報銷事前、事中、事后的原始數據,利于分析報銷行為,符合歐普照明的需求。

            IT技術,是財務共享中心必不可少的中堅技術。根據2018亞太市場共享服務領域現狀與趨勢的大型調查顯示:時下最熱門的SaaS云應用、電子發票、大數據和人工智能等關鍵IT技術變化帶給自身業務的沖擊力打分排名如下:

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            每刻作為國內首家將人工智能應用于報銷領域的SaaS廠商,與歐普共同建設其財務共享中心的智能化發展,以下是歐普照明對于財務共享中心的更細節化的思考以及每刻在其中的應用。


            ●組合式設計理念:歐普照明認為每刻設計理念很好,是組合式的,而不是編織式的。每刻把財務的各種細節拆開,再組合,這樣一來靈活性很好,可以適用于不同的組織架構不同的業務場景。


            數據流通、財務數據化轉型:財務的數據一旦加入人的加工和理解,就會變得不客觀,每刻報銷將所有的數據從源頭抓取,打通全鏈路,把數據“打碎”了再“整合”,更加直觀與客觀。如果不打通底層數據的財務數據化轉型,是做不到真正的數據化轉型的。在歐普已經有了大量的數據基礎上,財務共享中心需要做的,是將這些底層數據全部打通,整合,再利用。


            信用體系:每刻x歐普搭建了歐普信用體系,系統會根據員工報銷行為規范程度增減相應的報銷信用分,對信用分高的員工僅進行財務抽審,提升審核效率。對信用分低的員工進行財務詳審,嚴查不合規費用。在具體信用體系的依托下,歐普照明財務審核效率大大提升,新疆的員工還未下火車就收到了車票報銷款,5個費用會計變成1.5個等等。


            私車公用:每刻報銷的私車公用功能比原先歐普照明自己搭建的私車公用功能有了更進一步的提升,可以記錄員工私車公用的過程路徑,還可以發現是否有修改。


            智能識票:一鍵拍照即可同時識別多張不同類型的發票,系統直接提取發票中的關鍵信息,自動生成費用。并且自動對發票進行真偽查驗,避免假發票;同時系統也可進行重復性查驗,避免發票重復報銷。可提升員工報銷效率及財務審核效率80%以上。


            外部環境、4.1差旅新政:因每刻的SaaS服務體系,在4.1新政來臨的時候可以快速做出反應,智能識票可以自動識別實名制差旅票據,并自動計算抵扣。Helen表示,歐普照明在4.1實名制差旅票據可以抵扣進項增值稅的政策中沒有受一點影響。且有了每刻的信用體系,歐普照明4月份的差旅費就已經開始計算抵扣了。稅務局還給歐普照明點了個贊,稱其是當地最快適應政策并完成抵扣的企業之一。


            突破傳統低效財務流程,步入數字財務新時代
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