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            案例精選 | 國內辦公家具龍頭「圣奧集團」平均報銷時長縮短64%的秘密

            摘要:圣奧集團是每刻的優質客戶之一,在上線每刻報銷三個月后,圣奧的報銷體驗和效率有了飛躍的提升,平均報銷時長縮短64%。這小小的數字后面有什么樣的故事呢?今天我們采訪了圣奧的信息中心總經理趙總,看看客戶眼中的每刻是什么樣子的。



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            圣奧集團有限公司(簡稱“圣奧”)創立于1991年,是一家集辦公家具、生活家居、置業投資于一體的企業集團。37層的集團總部(圣奧中央商務大廈)坐落于杭州CBD——錢江新城,辦公環境比肩世界500強企業。圣奧辦公家具,是中國辦公家具行業的引領者。從精工打造第一件家具至今,圣奧產品遠銷世界100多個國家和地區,海外展廳遍布全球各國的首都、經濟中心、金融中心、港口城市等,內銷網點遍布全國二線以上城市,服務的客戶有美國強生(Johnson& Johnson)、百事、印度Tata、沙特阿美石油、阿里巴巴、中石化、中央電視臺、建設銀行、農業銀行、工商銀行、恒大集團、騰訊集團等海內外知名大型企業。



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            Q:圣奧擁有哪些業務板塊呢?哪些板塊中的報銷是最頻繁的呢?


            A:公司目前主營業務包括辦公家具、生活家居、置業投資等。其中,辦公家具板塊占據最大的報銷量,月均報銷單據量大概有2500+單。

            差旅、私車公用是辦公家具板塊中經常使用的報銷板塊。據統計,消費申請有月均1000+筆,差旅單據報銷月均有800+筆,私車公用費用月均有200+條。因為圣奧擁有蕭山、海寧、大江東等多個生產基地,需要業務人員經常來回跑,溝通很頻繁。在公司車輛緊張的時候,私車公用的功能就顯得格外重要。原先需要在OA中先提出申請,十分復雜,且在出差結束后回來還需要蓋章?,F在直接點擊私車公用就可以了,十分方便。


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            而且私車公用數據比較透明,不會存在模糊虛報的情況,之前在私車公用的環節,關于報銷費用這一塊大家都比較隨意,為了方便,私車公用公里數都是取整填報,雖然每單報銷差幾塊錢,差異性并不大,但是日積月累下來這會是一筆巨大的報銷疏漏。私車公用只需要差旅人員在用車前點擊開始,在到達目的地后點擊結束,系統將會自動計算里程并生成費用,費用中包含該行程的上下車地點,監督管控報銷的合理性。這樣一來,就無漏洞可鉆,私車公用費用報銷變得更加透明了。


            以下選取了圣奧某個月份的月報銷單數據,按照單據類型統計與費用類型統計生成了兩張餅圖。從單據類型統計數據中可以看到差旅報銷的比重十分之大。且費用類型除了餐飲、打車、火車票、客戶招待外還包含了很多其他類型費用如維修安裝費等等,如此多的費用報銷類別,可以想象到如果沒有智能化報銷系統這將會是一個多么巨大的工作量。



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            Q:為什么當初會選擇每刻呢?


            A: 財務經理參與了一次外部財務分享會,在財務的信息化議程中了解到了互聯網+的財務模式,圣奧的參會人員感受到了完全不一樣的報銷體驗,十分驚喜。


            圣奧的趙總打趣說道:"原先通過OA系統報銷,因為財務部門比較強勢,報銷的時候填寫的信息特別的麻煩而且規矩很多,即使經過培訓后,也沒有人能夠一次性正確填寫,因為涉及到很多專業的財務的科目信息,普通的報銷員工根本不了解專業的財務信息,所以報銷單的填寫費時費力錯誤率很高。"


            基于現狀的報銷痛點,趙總召集了IT、財務及相關管理人員一起聽了每刻的分享,從IT層面來說,管控方面要求很高,但在每刻的演示后,發現數據方面的可靠性和保密性是符合要求的。開完會以后大家內部表決,大家一致希望上線移動報銷平臺,以改善公司的報銷體驗。商務談判的前前后后每刻也給予各方面的支持,讓項目順利完成。


            在移動報銷系統商務選型階段,圣奧團隊對比了很多產品,最后綜合用戶體驗、產品技術層面、訴求響應速度,交付團隊專業性等多方面比對后,選擇了每刻。以下為圣奧目前部署的功能云圖。


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            Q:每刻的最大閃光點是什么?


            A:1)便捷:簡簡單單的便捷兩個字背后藏著巨大的工作量。各種各樣的第三方消費平臺可以和每刻打通,比方說訂飛機票、高鐵、酒店、打車等等,報銷的時候都不需要去填紙質的東西,直接從系統里邊勾選馬上就可以報銷了。再比如說從攜程差旅上面預定的機票、酒店,可支持自動生成報銷單,這一個小小的功能省去了許多繁雜的操作,提高了效率,帶來了便捷。


            2)智能識票與發票驗真:每刻報銷集成了基于深度學習的人工智能算法,能夠高效和準確地識別增值稅發票。員工只需要對著發票拍照即可自動提取關鍵信息生成費用,每刻還可以支持一拍多票,多張發票同時驗真,一個小小的功能節約了員工很多的填單時間。智能拍票功能通過自動對接國稅電子底賬庫進行發票驗真,節省了財務的工作,使得報銷的效率大大提升。


            3)靈活性:解決圣奧現狀很大的一個問題是,原先圣奧業務員出差中的變數較大,且比較頻繁,經常要調整。如去上海出差一天不能完成出差事宜,需要加出差天數的情況經常發生。之前在OA上面操作十分麻煩,還需要提交申請單等等?,F在通過每刻可以直接在原行程上面去改變去關聯,十分便捷。


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            4)效率提高:每刻移動報銷上線3個月以來,現在最快的報銷單只用2天的時間。財務收到線下的紙質單據,在每刻里有一個簽收按鈕,簽收按鈕點一下就開始計時了,兩個小時之內必須要流轉下去。要么選擇退回去要么審批過關,層層把控提高效率。隨著每刻使用深度不斷增加,相信圣奧報銷周期還可以進一步縮短。



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            Q:每刻給圣奧帶來了什么樣的價值呢?


            A:1)每刻給我們帶來最顯著的價值就是效率的提升。完成一筆報銷原先大概需要18.63天到現在僅需要6.78天,從報銷時長上縮短了64%,節省了報銷費耗。


            2)每刻給我們的思維上面的提升,互聯網+的思維融入了財務,之前財務是一個十分“墨守陳規”的部門,就相當于“衙門朝南不知冷暖“這種角色?,F在財務變得更加親和和靈活。這是一個十分大的提升和改變。


            3)成本的節省,無論是從直接成本還是間接成本來說,每刻報銷都給圣奧帶來了意想不到的驚喜。


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            感謝趙總對每刻的肯定以及對本次回訪的支持,圣奧也給每刻提出了許多意見與建議。目前圣奧已經啟動每刻二期工作:費用預算控制、報銷信用體系及銀行電子回單,相信借助于像每刻這樣的“黑科技新武器”,會給我們圣奧這種傳統制造業插上“互聯網+”翅膀,助力圣奧更高、更快、更強發展。如果您也對報銷存在困擾,可以點擊下方的“獲取專屬解決方案”,獲取專屬于您的顧問解答。


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