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            每刻科技成功通過國家電子檔案歸檔試點驗收!

            2021年10月26日,經四部門審議,每刻檔案歸檔方式科學,符合國家政策,完成試點任務,同意試點驗收,建議總結試點成果,進一步擴大試點范圍,進一步提高產品適應度。

            從今年4月份申請報名第三批增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作,到如今的正式驗收通過,每刻科技不僅很好地完成企業自身檔案電子化的工作,同時也在積極支持每刻客戶(包括大華股份、圣奧集團、自嗨鍋、河南資產、北京拓普豐聯等)投身試點工作,助力國家進一步完善數字經濟發展所需的制度和標準規范。

            率先通過驗收的每刻客戶北京拓普豐聯案例:《實踐標桿|每刻助力「拓普豐聯」成功通過國家電子歸檔試點驗收,賦能財務數字化轉型

            打鐵還需自身硬

            本次試點,圍繞“電子發票報銷、入賬、歸檔”,每刻科技采用公司自研每刻電子檔案系統,由財務部和檔案事業部總體推進,協同費控事業部跨部門合作,將試點工作準時完成。

            檔案系統設計中,堅持以法規為導向,以業務為基礎,不斷優化產品。希望通過完成符合相關政策管理要求的電子檔案建設,提升財務業務處理效率,優化企業財務管理的模式。打造出從業務到檔案完善的解決方案供企業使用,最終形成可推廣、可復制的經驗和做法,進而促進企業財務數字化轉型升級。

            貫徹試點工作主旨,通過上線每刻檔案,我們主要實現了以下環節與功能之間的數據互通:

            1.報銷

            電子發票可以從支付寶、微信卡包、郵箱一鍵導入至每刻費控管理平臺,發票進入后可以自動識別驗真查重,并提取金額、日期等關鍵數據。

            另外,企業可以根據自身的需求自定義設置條件,對單據進行智能審核,也可以通過人工進行審核。單據審核通過后,會自動流轉到支付環節。

            2.入賬

            承接報銷審核環節,審核完成后出納可以直接通過銀企直連進行付款,支付完成后,系統會自動推送到財務系統生成憑證。

            3.歸檔

            歸檔時,每刻檔案會從費控平臺自動獲取報銷單到業務單據模塊,獲取發票到進項發票模塊,同時,從銀行獲取流水回單,從財務系統獲取憑證,分別存在對應模塊。隨后,系統會根據實際業務關系,自動關聯原始憑證與記賬憑證,而且還支持數據間的聯查與跳轉。

            在今年發布的《財政部會計司 國家檔案局經濟科技檔案業務指導司 國家稅務總局貨物和勞務稅司關于增值稅電子專用發票電子化管理與操作有關問題的答問》中,有這樣一個問題:包括電子專票在內的各類電子發票應如何歸檔保存?

            相關部門在對“已建立電子檔案管理系統的單位”給出了這樣的答復:“已建立電子檔案管理系統的單位,實施了會計信息系統,與電子發票相關的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現電子化(不包括紙質憑證掃描,下同),可將電子發票與相關的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證通過歸檔接口或手工導入電子檔案管理系統進行整理、歸檔并長期保存,歸檔方法可參照《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》(檔辦發〔2015〕4號)?!?/em>

            根據檔辦發〔2015〕4號等文件對系統配置管理、元數據的管理、安全管理等要求,每刻檔案也完成了相應的建設。

            //元數據管理

            ?元數據收集:支持保存電子會計憑證的結構化數據與元數據文件;支持通過接口直連、本地上傳、手工錄入等多種方式收集元數據;會計憑證將自動生成收集的元數據XML文件;

            ?元數據整理:系統將根據實際業務關系,自動關聯原始憑證與記賬憑證,支持數據間的聯查與跳轉;支持元數據有序組合,通過立卷、歸檔等流程形成歸檔信息包,并自動生成歸檔信息包XML文件;

            ?元數據保存與利用:已歸檔的會計資料將保存在系統自動生成的目錄下;支持通過目錄查詢、憑證號查詢、案卷名查詢等多種方式搜索電子會計憑證元數據;支持檔案借閱功能,管理員可授權員工在線查閱電子會計資料,到期自動收回。



            //四性檢測

            根據《文書類電子檔案檢測一般要求》需要對電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性做檢查。每刻檔案支持在立卷、移交、和長期保存環節對電子檔案進行四性檢測并生成檢測報告。

            //安全性方案

            每刻檔案采取以下幾項措施:

            ?保障體系:系統管理員、安全保密員、安全審計員(三員管理)

            ?操作溯源:水印技術+日志留痕

            ?行為權限:操作權限+數據權限(雙維管控)

            ?數據保障:多節點異地備份



            試點工作成果獲認可,力省檔案局進一步示范推廣

            通過此次試點工作,我們解決了如下問題:

            解決發票采集難、查驗難

            ? 每刻方案:支持紙質發票&電子發票批量采集

            每刻報銷系統與檔案系統均支持發票的查重檢查、發票驗真以及信息校驗,無須人工一一進行手動查驗,提高審單人效,高度保障發票合規化。

            解決關聯匹配費時

            ? 每刻方案:支持憑證與附件智能采集、自動關聯

            以往財務需要手動將打印好的憑證和憑證附件匹配起來,如今檔案系統能夠打通各系統之間的數據,實現會計憑證、單據、銀行回單三者的關聯。

            解決發票管理費時

            ? 每刻方案:支持發票在線查找、借閱

            當發票歸檔后,可直接在檔案系統內輸入關鍵信息查詢,無需人工再去檔案柜翻找,發票信息一目了然,節省了各個業務部門調閱的時間。

            總體來說,我們每刻從原來依賴于會計核算系統進行存儲和查閱的方式轉變成使用單獨電子檔案系統進行管理。平時只需定期將相關數據轉移到檔案系統,即可完成相關檔案管理工作,高效、便捷。

            從企業效率和成本來看,每刻已歸檔5個月有效數據,憑證過萬份,電子發票4000余張,5個月以來節省了近2萬元的成本,55個人/日工作量。

            本次試點工作,每刻檔案得到了浙江省檔案局的大力支持,后續每刻科技將全面復盤、梳理本次電子檔案上線過程,總結經驗,形成可推廣、可復制的案例,配合浙江省檔案局在省內的推廣。



            作為群智云財務產品和解決方案服務商,每刻科技也將繼續深入企業,深入業務場景,不斷打磨產品幫助企業提效降本。發展創新,在技術上不斷突破,用產品引領無紙化的思維轉變,幫助企業實現電子無紙化、紙質電子化的檔案全面電子化管理。

            關于每刻科技

            杭州每刻科技有限公司定位為群智云財務產品和解決方案服務商?;谌斯ぶ悄?、大數據、云計算、移動互聯網技術,致力于為企業提供新一代業財稅數據一體化和智能財務共享云平臺。產品采用微服務架構,底層采用靈活的流程引擎、規則引擎、報表引擎來支持不同企業多變的需求,幫助企業輕松應對變化并驅動變化,全面提升企業的組織效率和競爭力。

            每刻科技旗下擁有每刻報銷、每刻檔案、每刻云票、商旅生態云平臺、每刻智能財務共享云平臺等產品,迄今為止,已服務超過3000家企業及行政事業單位,其中上市公司超過200家,用戶規模超過200萬,覆蓋全球150多個國家及地區。

            每刻科技自成立以來一直堅持自主研發創新路線,先后獲得軟件著作權39項,外觀專利9項,發明專利2項,商標注冊證11項,并入選杭州市“準獨角獸企業”榜單。

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