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            【每刻案例精選】云從科技:不用人工翻找憑證原件,審計抽憑0煩惱!

            前言:2020年,云從科技上線使用每刻報銷+每刻檔案,并開始進行在線審計;今年4月,云從科技成功上市,經歷了大大小小多次審計,每刻在線審計方案在其中發揮了怎樣的作用?在云從科技的財務數字化建設中,又有哪些值得借鑒的點?讓我們一起走進今天的在線審計方案標桿客戶——國內“AI四小龍”之一「云從科技」。

            01 云從科技:“無紙化”程度已達85%,期待全電發票政策的全面落地

            云從科技成立于2015年,孵化于中國科學院,是首個同時承建三大國家平臺,并參與國家及行業標準制定的人工智能領軍企業,也是國家新基建發展的中堅代表,被稱為國內“AI四小龍”之一。云從科技先后布局智慧金融、智慧治理、智慧出行及智慧商業等四大業務領域,為全球數億人次帶來智慧、便捷和人性化的AI體驗。



            經歷了幾年的數字化建設,現如今的云從科技的財務“無紙化”程度如何?85%的業務資料已經實現電子化,剩下的紙質增值稅發票等也將在發票電子化政策全面推行后即將消失。

            云從科技共享財務負責人郭彥介紹,每刻檔案二期上線后,在云從科技歸檔這件事兒上,如今只有紙質的增值稅發票、火車票等憑證需要另外線下存檔,其他所有的文件包括記賬憑證、電子發票、銀行回單等不用再打印、裝訂進行紙質歸檔。

            同時,類似業務合同這些文件也不需要云從科技的財務人員掃描、拍照進行影像化。規范好了業務端存檔流程,業務人員自行拍照上傳合同影像,合同紙質原件由業務部門各自保管,每刻檔案能自動抓取每刻報銷、財務系統等各系統中的單據數據以及單據所有關聯的附件,最終實現全流程的數字化歸檔。

            在這樣的財務數字化基礎上,云從科技在“在線審計”的落地上也十分順暢。

            02 每刻在線審計方案:不用翻找檔案室,審計抽憑也不再痛苦!

            在上線每刻檔案之前,云從科技平均每月產生報銷單4000+張,發票20000+張,其中電子發票占了三分之二,一年下來,單據、發票數量十分龐大,這也讓以往的外審過程十分痛苦。云從科技的財務人員光是準備資料就需要半個多月,從銷售訂單到憑證都專門需要一個人去整理收集,憑證抽審的數量過多,不僅要不斷翻找憑證,還要一張張復印出來入底稿,這中間還少不了反復溝通補充資料,令人崩潰的傳統審計流程就這樣持續了多年。

            2020年,云從科技開始上線使用每刻檔案,每刻在線審計解決方案讓憑證抽審不再是一件痛苦的事。依托每刻獨家的MDM(Multidimensional Drill-down Model)多重穿透模型,云從科技可以自動實現不同類型憑證的智能關聯,提供多種憑證的多層穿透查看,實現記賬憑證—發票—銀行回單—業務憑證-自定義單據等多維度的組合穿透。

            MDM(Multidimensional Drill-down Model)多重穿透模型

            這樣,云從科技只需為外審人員開通臨時借閱權限賬號,在審計人員進行抽憑時對借閱人進行臨時賦權,只需輸入需要查詢的憑證號,就可以自行查閱憑證上下游所有包括發票、銀行回單等關聯原始憑證。而且,在此次審計完成后,每刻檔案能夠自動收回權限,記錄留痕可供查看。

            這對云從科技財務人員來說,無疑是大大地松了一口氣。郭總在一次直播中說道:

            用每刻在線審計的時候,就先不說對方效率的問題了,我們自己用起來就很方便,不用時不時地被‘打擾’去配合他們抽憑,直接給審計人員一個賬號去查閱他們需要的所有原件,不用我們的財務人員配合太多,也不用反復溝通補充資料。

            對于目前仍有部分發票無法電子化,如果審計人員需要查看紙質原件時如何快速提供資料呢?每刻檔案的紙電關聯索引能夠快速找到對應的紙質檔案歸檔位置,即電子歸檔=實體歸檔,實體移位=電子移位,線上線下信息同步化。

            如今,財務數字化程度能夠讓云從科技實現業財的融合,也打破了地域、組織的限制。財務部門不需要去在分子公司當地設置財務崗位,也不會因為組織的新增而導致財務人員人手不足,財務部門的重心轉移到賦能前端業務,幫助業務端規范、提效。

            談及云從科技數字化建設過程中的感受,郭總認為有一點非常重要:財務人員不能只是張口要。

            財務需要深入理解業務,需要自己先把業務邏輯理順,如果只會給別人提需求,卻又無法搞清楚為什么要實現這個需求,這個功能背后的邏輯是什么。如果只是張口要,這不僅增加了溝通成本,也會在財務數字化的過程中走很多彎路、踩不少的坑。

            今天云從科技的客戶案例就介紹到這里,如果您對詳細的解決方案感興趣,歡迎咨詢。



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