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            【案例精選】益海嘉里金龍魚:300多個需求,58次迭代,我們和每刻干了一件“大事”!

            編者按:在每刻服務的3000余家大中型企業客戶中,益海嘉里對每刻來說意義非凡。從2020年1月每刻益報銷項目啟動,同年試點上線,再到2021年開始集團內全面推廣,如今,益海嘉里已經實現了200余家公司報銷系統的全面上線。完成了210個剛性需求、105個用戶體驗升級需求,經歷了58次產品迭代,替代了原自主開發的個人報銷系統功能,這些字眼的背后蘊藏著每刻 “專業、進取、可信賴”的企業價值觀,也見證了每刻與益海嘉里的共同成長與相互成就。

            本次,每刻推出 “走進標桿客戶「益海嘉里」”,與大家分享「益海嘉里」財務共享中心數字化建設進程中的一隅。

            01 益海嘉里:不止是品牌知名,更有先進的財務共享中心值得被看見

            益海嘉里金龍魚糧油食品股份有限公司(以下簡稱“益海嘉里”)是我國重要的農產品和食品加工龍頭企業,旗下擁有“金龍魚”“歐麗薇蘭”“胡姬花”等全國知名品牌。截至2021年底,益海嘉里擁有員工超3萬人,在全國擁有70多個已投產生產基地,100多家生產型企業,僅2021年一年,其營業收入就高達2000多億元,那么,保障這般規模的生產經營穩定發展的財務共享中心是怎樣的呢?

            據益海嘉里劉總介紹,益海嘉里無錫財務共享中心成立于2013年,主要服務了集團300家企業,對各類業務進行專業化的處理。整個共享中心下設9個部門(5個業務部門和4個職能部門),共有近200名人員。

            通過這幾年間統一的系統流程以及自動化、智能化等手段的推進,目前益海嘉里財務共享中心實現了,從訂單到采購應付、銷售應收、費用報賬、支付結算、總賬報表等全業務鏈的共享。也正是因為這樣的提前布局,即使遇到因疫情隔離人員無法返回辦公的突發狀況,也能很快恢復正常業務的穩定。

            02 解決30萬余單/年費用審核低效的難題,“每刻益報銷”誕生

            益海嘉里這樣一個共享中心每年需要處理的個人報銷業務量有多少呢?30萬余單。顯然,純靠人工處理并不現實,因此,在費用報銷業務處理上,益海嘉里一直在圍繞著“業務快速填單,共享中心智能審核”這兩個目標持續提升。


            "2019年的時候,我們在尋找對于目前來說是比較簡單的一個技術,想看看平鋪的單據能不能通過拍照的方式將需要的報銷字段自動切割識別出來,在這個尋找的過程中我們結識了每刻,深聊后覺得雙方的財務理念非常契合,在經過各方面的考慮以及一些功能測試和驗證,敲定了與每刻進行合作。"益海嘉里劉總說到。

            于是,每刻與益海嘉里合作的成果“每刻益報銷”誕生。運行至今,它的實際成效如何呢?

            據益海嘉里介紹,在費用業務方面,目前益海嘉里服務了集團223家企業,參與費用審核的實際作業人員40人左右,相較每刻益報銷上線前,業務端人員填單效率提升了50%,共享中心審核效率提升了30%。

            03 業務端提效50%:以前錄入耗時十幾分鐘,現在只需幾分鐘

            對于益海嘉里業務端員工來講,報銷最核心問題就是填單所需時間太長。不同于OCR技術廣泛使用的當下,早期報銷單中各種字段都需要人工填寫,照著發票一筆筆填,差旅補貼需要自己計算填列,對于需要經常報銷、發票一大把的業務人員來說,不可謂不麻煩。再加上沒有移動報銷的功能,填報麻煩、審批慢、報銷周期長是必然會導致的結果。

            如何減少員工手動填寫報銷的工作量?每刻益報銷給出了自己的答案。

            在員工報銷填單時,電子發票可以通過微信、支付寶、郵箱、短信等多種方式導入,信息自動填充報銷單,發票自動查重驗真;如果是紙質發票,員工在報銷時可以一次拍攝多張發票,每刻益報銷的發票OCR識別可以將信息自動填充報銷單內并對發票查重驗真,做好價稅分離的同時,還可以對特殊字段進行識別,自動區分哪些費用公司是不予報銷的。

            每刻科技而員工經常發生的差旅費報銷更加省事,每刻益報銷采用了“免票報銷”月結方式,通過生態平臺與商旅平臺對接,員工可以直接在報銷平臺內預訂機酒,員工不必墊錢,只需益海嘉里與商旅平臺進行月結對賬,公對公打款即可完成。

            報銷全流程圖

            04 財務共享中心審核提效30%:自動化解決審核中的多、雜、煩

            在對費用進行審核時,由于人工審核要點過多,審核難度也特別大,這也成為了益海嘉里共享中心最頭痛的問題。

            發票是否合規、費用的發生是否真實,有沒有超標準報銷,是否超預算等問題,都是共享中心需要對每一筆費用進行人工判斷、審核的。這對集團公司眾多、遍布全國各地,有著十分細致又復雜的費用標準的益海嘉里來說,費用的審核確實是個艱巨的任務。

            上線每刻益報銷后,先將繁復的傳統簽收流程搬到了線上,簽收發票時,系統能夠進行自動化的比對檢驗,通過報銷單中的發票數據與發票影像系統中影像的比對,如果無誤,自動進入財務審核環節。

            智能簽收流程圖


            到了財務人員審核環節,每刻益報銷通過10多項規則的檢驗,智能完成了原先需要人工把控的票據的合規性、業務的真實性以及費用管控政策檢驗的大量工作,將這部分被侵占的工作時間釋放了出來。



            在智能審核中,費用管控政策的校驗也離不開多維度費控體系的搭建。

            益海嘉里這樣的企業體量也意味著復雜的費控規則,比如出差地區的不同對應不同的標準;不同分公司的不同餐補標準,不同的員工住宿補貼標準;不同打車場景、不同時段對應不同的打車標準等,因此每刻益報銷也配置了多場景多維度的費控方案來實現費控政策的智能校驗。

            多維費控配置界面

            同時,每刻益報銷擁有每刻獨家的「財務月結對賬閉環方案」,解決差旅免票報銷模式下財務端產生的對賬問題。

            具體方案內容詳見《行業首發!從4800 分鐘到30分鐘,超省事的「商旅月結財務對賬方案」來了!

            05 外接與內嵌:真正實現費控系統與財務共享平臺的全面對接

            真正的財務共享能夠打通生態數據鏈來實現數據的互聯互通。每刻益報銷通過和益海嘉里EPM的對接,實現部分流程的外嵌,在EPM中完成復雜的審批流程,同時在流程中嵌入每刻的頁面,可以在自身系統中調取每刻頁面進行操作,查看簽收比對情況、發票信息等。

            財務人員只需在EPM系統中點擊單據號,即可進入每刻嵌套頁面(如下圖),實現共享審核,完成后續操作。真正實現了費控系統全面對接財務共享平臺。

            總的來說,截至目前這個階段,每刻益報銷實現了:

            但每刻益報銷不會止步于此,不斷迭代優化,自動化程度不斷提高,直至益海嘉里的費控業務實現100%智能化。而實現這一目標的關鍵,劉總認為是打通數據的鏈接, “如何利用信息技術把數據鏈打通,這是我們需要思考,最終要去做的事情?!?/p>

            當然,這不僅僅是益海嘉里需要思考的問題,在如今群智的時代,我們完全可以突破傳統定制化軟件“上線即巔峰”的尷尬現實,借助新一代財務共享云平臺 “云架構、產品化、平臺化”的特性,將先進的財務管理理念產品化,不斷迭代升級,讓每一個企業、每一個階段都能適用。

            同時,我們也需要許許多多像益海嘉里這樣的企業的創新、輸出與融合,不斷良性循環,從而讓更多的企業財務能夠釋放財務創造力,去推動中國數字云財務的發展變革。



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